記録の保管

よし

介護福祉士, ケアマネジャー, 小規模多機能型居宅介護

記録の保管について 行政で保存するべき定められた期間があると思いますが、現在記録が全て紙の為、多量になっています。 またケースファイルに入りきらない場合もあります。 皆さんの事業所はどのように保管していますか? また溜まったケース記録をどのタイミングでファイルから外していますか? 最後にデータである書類を把握しやすいようにケースファイルに綴じています。更新の際、データで残っている書類の場合、紙の書類は破棄してますか? 長文の質問にて失礼します。

2024/06/24

3件の回答

回答する

ケース記録や訪問時の記録、請求に関する書類などたくさんありますよね…。 訪問介護は入所などでご利用者の入れ替わりも多く、ケースファイルから溢れることはあまりないですが、長くお付き合いのある方は入らなくなってきたら、古い年度のものをまとめて別の場所で保管しています。 書類は年度と書類の種類ごとにダンボールにまとめ、倉庫にしまっています。 同じ拠点の居宅、特養、訪問の書類が全部倉庫に集まっていますのですごいボリュームになっています…。 現在紙の書類をPDFでデータとして保管するということはやっておらず、その点に関しては分かりかねます、申し訳ありません🙇‍♀️

2024/06/24

質問主

回答ありがとうございます。 やはりまだその点において介護業界は遅れていると感じる点が多いですよね。

2024/06/25

回答をもっと見る


「記録」のお悩み相談

施設運営

皆さんの事業所では、タイムスタディ取り組まれていますか? うちでは業務改善のために実施しているのですが、他の事業所ではどんな方法で記録・集計しているのか気になっています。 紙、Excel、専用ソフトやアプリなど、実際に使っている方法があれば教えていただきたいです! また、 ・記録するのが大変 ・集計に時間がかかる ・職員ごとの業務量を把握しづらい ・記録したものの、うまく業務改善に活かせない ・定期的にやりたいけど負担が大きい など、「タイムスタディのここが面倒」「こうなったらもっとやりやすいのに」ということがあれば、そちらもぜひ聞いてみたいです。 実際に取り組まれている事業所のやり方や工夫を参考にさせてください!

記録職員

monkeypass

ケアマネジャー, PT・OT・リハ, デイサービス

1・2026/09/17

りこ

介護福祉士, ケアマネジャー, 有料老人ホーム, グループホーム, デイサービス, 障害福祉関連, 障害者支援施設

はじめまして。 以前の職場ですが、利用者さんごとにファイルを作り、食事・トイレ・入浴など、1日の基本的な流れをあらかじめ記載した記録用紙を使っていました。 実施した職員がサインをし、予定外の対応やイレギュラーな業務があれば追記する方法です。 こうした記録があると、普段の業務だけでなく、実際にはどんな仕事がどれくらい発生しているのかを見える化しやすいと思います。私も以前、介護現場の仕事を一つひとつ数えてみたことがあり、入職しても1人で任せる頃には退職と続いた時期があり「職員が足りない」と考える前に、まず仕事そのものを全部把握してみることが大切だと感じました。 タイムスタディを行う場合も、最初から細かく記録するのではなく、基本的な業務はあらかじめ用紙に入れておき、イレギュラーな業務だけ追記する方法なら、記録する側の負担を減らせそうですね。 実際に取り組まれている事業所では、どのように集計しているのか私も気になります。

回答をもっと見る

職場・人間関係

病棟の看護助手1ヶ月から特養へ2ヶ月転職しました。以前から違和感のあった肘を特養で故障して抱え移乗が困難になり、1ヶ月いた病院へ今月戻りました。 転職繰り返すのは良くないとわかっています。 以前、病棟を退職する際に「家族の事情で引越しが必要になり、退職します」と口実を作りました。実際は、前いた施設に6年いたのですが、介護記録も出来て、資格を活かせていて楽しくて、看護助手をしていてやはり介護施設で働きたいと強く思って辞めました。その時は、もう戻ってこないと思っていましたが、こんな事になり自分でもアホだなと思っています。 昨日、看護師長より「あなたが○○施設にいたって噂で聞いたんだけど、街であなたを見かけたっていう話しも聞いてたし、家族はどうなったの?親戚って誰?みんな○○施設にいた事をあまり良くなく思ってる人もいて誤解してる人たちもいるの。だから説明しないといけなくて。」と言われました。 これ以上、話しを作るのは良くないとはわかっていますが、復帰初日にそんな事を聞いてこられると心の準備が出来ておらず、咄嗟にまた嘘をついて「家族の事は、千葉にいた親戚が娘さんと奥さんが鹿児島にいて、引っ越しを前されて来ていて、その方たちが私の親を定期的に見るよ。だから引越しなんて費用もまたかかるから大丈夫となって、事情が代わり○○施設にいたんですが、肘が悪くなり仕事が出来なくなったので病棟へ戻りました」と話しました。 まぁ、そこの施設に看護師などで病棟から転職してる方が数人いましたし、街が小さいので姿も見られておりバレてるのはわかっていました。 環境が合わないんでしょうか。 教育係の方は今朝から素っ気なく冷たく、キレてます。 退職の時に顔合わせられずに何も言わずに辞めたので、看護師曰くそういう事にもキレてるらしいです。半年か1年頑張って貯金して、ほんとに転職し直すしか無いんでしょうかね。 それとも、数ヶ月働いて病棟異動か系列の特養に異動をお願いするしかないのでしょうか。 もうすぐしたら夜勤入りますが、教えるのに付くスタッフはその方外してください。仕事に集中出来そうにありません。と師長に伝えるべきですかね?

教育係看護助手復帰

きゃんら

介護職・ヘルパー, 介護福祉士, 初任者研修, 実務者研修, ユニット型特養

2・2026/09/02

すー

介護福祉士, 生活相談員, サービス提供責任者, 施設長・管理職, 看護助手, 有料老人ホーム, グループホーム, ショートステイ, デイサービス, デイケア・通所リハ, 病院, 訪問介護, 初任者研修, 実務者研修

んー。ちょっと拗れてますね。同じ職場へ戻ってしまったのが悪かったかもしれません。退職時にもきちんとするべきでした。 教育係を外してくださいというのはちょっと違うと思いますよ?ちょうどいい機会だと思って改めてお詫びとお願いをしたらどうでしょうか? 厳しい意見となりすみません。

回答をもっと見る

職場・人間関係

私の施設では入浴日に入れなかった利用者の方は介護日誌 (個人の)に理由を記載するというふうに決められています 入浴できなくても理由等はチームノートで共有し特に記録に残さないところもあると聞いたことがあります みなさんの施設ではどうされていますか?

記録

よしママ

介護職・ヘルパー, 介護福祉士, ケアマネジャー, 従来型特養

17・2026/06/12

hk

介護福祉士, ユニット型特養

入浴できなかったら、理由は記録に残します。 拒否なのか、体調不良なのか、、、 なぜ拒否なのかも詳しく書いて共有します。 じゃないと、なんで入れなかったのか次に対応出来ないとおもいます。

回答をもっと見る

👑施設運営 殿堂入りお悩み相談

施設運営
👑殿堂入り

テレビでグループホームの特集をやっているのを見ると、職員が利用者さんに寄り添って、利用者さんの自由にいろんなことやってもらうのをお手伝いして、本当にいい感じなんですが、実際には、午前中は職員2〜3人で、全介助の方もおられるし、利用者さんは洗濯物たたんだり調理もできないようになっておられ、ほぼ全て職員がやっていて職員は、休憩する時間ないくらい雑務に追われて、利用者さんは座ってテレビ見ているだけで一日終わっています。 テレビで紹介されているグループホームも、同じ人員配置と介護度だと思うのですが、なぜ、あんなに理想的なケアや施設の空気作りできてるのでしょうか?

グループホーム

きき

介護福祉士

9・2026/02/20

お前の目は節穴か!

介護職・ヘルパー, 有料老人ホーム, デイサービス

あれは絶対いい部分しか映してないと思います笑

回答をもっと見る

施設運営
👑殿堂入り

最近介護職が足りなくて困ってます。 職場がある地域は、老健や特養や病院がどんどん出来ているため、飽和状態です。 新しく入職する介護職は、大体フィリピンとか海外の方が多くなって来ており、記録が出来ないことや言葉遣いなどでトラブル続きです。 皆さんの職場はどうですか? 今後も人手不足がさらに深刻化していくと思いますが、何か対策などしていますか?

人手不足老健特養

りん

PT・OT・リハ, 介護老人保健施設, デイケア・通所リハ

22・2025/04/24

黒子ダイル

介護福祉士, ケアマネジャー, 生活相談員, デイサービス, ユニット型特養

お疲れ様です。幸い、私の勤めている施設では今のところ人手不足は生じていません。今年度も高校新卒者が入職しました。スタッフの中には既に働いている友人、紹介も多いです。スタッフの定着するよう、OJTの期間を設けています。勤務時間に関しても、要望に応じて短くしたり、休んだ場合、応援できるような工夫をしています。

回答をもっと見る

施設運営
👑殿堂入り

業務改善の一環として各勤務形態の業務内容の見直しをしております。 ただ、夜勤業務の見直しをする際に、上層部はより業務内容を充実させたいとの意向があり、業務追加を求めてくるのに対して、現場職員は休憩が設定されてないのはおかしいからまずは休憩確保した上で業務改善するのが筋だとの意見があり、対立しております。 ちなみに三交代の夜勤です。明けが休みになる形態です。皆さんのところでは休憩時間が確保できておりますか?その上で業務改善に着手されておられますか? ご意見お待ちしております。よろしくお願いします!

職場

暁冬

介護福祉士, 従来型特養

29・2025/05/24

ひけしんぼ

介護福祉士, 看護助手, 従来型特養, 病院

まず法令に違反していないか確認してはどうでしょう。 悩むようなら就業規則の勤務時間や休憩時間、職員の出勤スケジュールを労働基準局へ持ち込み確認するのも良いでしょう。 また、求職者がもとめるのは休憩か業務の充実のどちらでしょう? どちらをアピールすれば人材確保につながるのか…

回答をもっと見る

話題のお悩み相談

認知症介護

通所施設で働いています。利用者さんの家族からの相談について、アドバイスお願いします。 自宅が2階のため、室内に入るためには、階段を上がる必要があるお宅です。夜の8時頃、急に「外を見回りに行ってくる」と言い、外に行くため、家族がついていっているそうです。自宅前は大通りなので、1階についても、危険です。30分ほどで室内に戻るそうですが⋯。 利用者様は、軽度の認知症あり。家族がとめると、怒るそうです。外に行かなくなる対応を教えてほしいと言われましたが、思いつかず⋯。よろしくお願いします。

デイサービス

ひろみ

PT・OT・リハ, デイケア・通所リハ

4・2026/10/09

ポポポ

生活相談員, デイサービス

基本は無いし、探せば有るかもでしょうね。 入所でも、帰宅要求で夜中に、出口探し回る人居ますよね。もう帰る。を止める方法は? 答え=何か別の物を提供する。とか?家は工事中なんです。娘の○○さんに止まるように言われてましたよ。 とかですか? でも、此って、答えじゃなく、無くないですか? 私が、デイサービス相談員として、アドバイスするとしたら、散歩?見回りをして納得出来るなら一緒に回ってあげる。が、後を引かないなら、めんどくさがらず、やる方が良いと思う。 もし、それ面倒と思うなら、入所、考えても良いと思います。 結局、在宅で見ると言う事は、どこまで相手に付き合ってあげられるのか? トイレに行けなくなったら、もう見れない!!とか。 今は、歩けるけど、車椅子になったら、無理。と言う所に尽きてきます。 その段階が、その8時の見回りじゃないかな?だって、止めたら怒るんでしょ?       行けば納得出来るんでしょ? 下手な小細工するより、素直に行くか、ケアマネに相談してヘルパーつけて貰うか?じゃないかな?

回答をもっと見る

介助・ケア

ご利用者様の家族からとてもありがたいことに気に入ってくれまして、何回も色々もらってしまいます。施設としては貰い物は勿論NG。私も毎回断っているのですが、相手の気持ちを害さないいい断り方ってないものですかね?それか堂々ともらっておいていいものですかね?ちなみに介護補助の私が自分が貰って食べるのが申し訳なくて、毎回別の職員に横流しして共犯になってもらってます。

家族施設

えだまめこ

介護福祉士, サービス付き高齢者向け住宅, 無資格

2・2026/10/09

シャロン

介護福祉士

上司に相談すれば良いと思います。 NG案件ならバレた後、ヤバイのでは?施設の考え方にもよりますが厳しいなら共犯の職員も食らいますよね。因みに私はお土産のお菓子や持参のお菓子を良く貰いますがクリアな方ばかりでNGなのわかってるから内緒で貰ってます。まぁ、バレても大丈夫な職場なので(笑)

回答をもっと見る

レクリエーション

クリスマス会や敬老会などの施設の行事で、職員による出し物をやることがありますか。 以前なら演奏会や合唱などのことをクリスマス会でやってましたが、練習をするのが業務終了後で残業になるので上の方針でやらなくなりました。代わりに楽器演奏等のボランティアを呼んでいます。 職員が何かやると利用者が喜ばれるのが良いことですが、今の時代を考えると残業してまでとの考えも理解できます。職員の考えもあるので、現状が無難なのかなと思います。 他の施設でどうなのかなと教えてもらえるとありがたいです。

行事残業

シンヤ

介護福祉士, ケアマネジャー, 介護老人保健施設

2・2026/10/09

ミルク

介護職・ヘルパー, 介護福祉士, 訪問介護, 障害福祉関連, 障害者支援施設, 訪問入浴

あります。クリスマス会利用者は喜んで参加しますが準備は大変ですよね楽器はやってないですね。 装飾関係は合間に仕事を他の方に任せて作ったりしています。 ただ人居ないとかなり難しいと思います。 動くのは3ヶ月前から話し合いをし始めて準備して2ヶ月前には起案を提出して装飾品を作っていきます。 食べたいものを利用者に。聞いたり 会議で話し合ったりご家族に予算の承認をもらったりやる事は多岐に渡りますよね。 残業はやってないですね。 そこまでやる意味もないですからね。職員さんは何人ぐらいいらっしゃいますか? うちは障害者施設で職員は38人です。シフトを組んでいるので23人くらいは日中いる感じですかね

回答をもっと見る

最近のリアルアンケート

・直接の方がマシです・陰口の方がマシです・その他(コメントで教えてください)

0票・2026/10/17

・大好きです・好きです・出されたら飲む程度です・嫌いです・飲めません・その他(コメントで教えてください)

441票・2026/10/16

・あります・ありません・その他(コメントで教えて下さい)

489票・2026/10/15

・仕事の方が大変です・家事の方が大変です・どちらも同じくらいです・その他(コメントで教えてください)

528票・2026/10/14